Gestion administrative pour les artisans des Vosges

Le problème : l'administratif se fait après la journée de travail

Ce n'est pas une question de volonté. Quand la journée se termine à dix-neuf heures, remplir un devis, éditer des factures, pointer les relevés et classer les bons de livraison passe après tout le reste.

Les conséquences sont toujours les mêmes et elles coûtent de l'argent. Un devis envoyé trois jours trop tard, c'est un chantier qui part chez le concurrent. Une facture émise en retard, c'est un encaissement en retard. Une relance jamais faite, c'est une créance qui vieillit et qui devient de plus en plus difficile à récupérer.

Au bout du compte, le carnet de commandes est plein et la trésorerie est tendue. Ce n'est pas un problème d'activité, c'est un problème de circuit administratif.

Ce que je prends en charge pour un artisan

Le suivi des devis et des factures en cours, avec relance des paiements : savoir en permanence ce qui est parti, ce qui est accepté, ce qui est payé et ce qui ne l'est pas.

L'émission des factures clients et la relance de ceux qui n'ont pas réglé. Le traitement des factures fournisseurs et leur règlement avant échéance. La communication et la vérification des éléments de paie si vous avez des salariés.

Et autour : la réception, le tri, le traitement et l'archivage du courrier et des mails ; la saisie et la mise en forme de vos documents ; le suivi du bon déroulement des dossiers en cours ; l'organisation, le tri, le classement et l'archivage de vos documents ; la préparation des pièces pour votre comptable ; le suivi des transactions bancaires.

Le cas particulier de la facturation

C'est presque toujours par là qu'il faut commencer, parce que c'est le poste qui produit un résultat visible le plus vite. Remettre à jour la facturation en retard, puis tenir un rythme régulier, change la trésorerie en quelques semaines.

Une fois ce circuit en place, les relances deviennent un geste normal et non une démarche désagréable qu'on repousse. Un client relancé à échéance, poliment et systématiquement, paie plus vite qu'un client relancé six mois plus tard sous la pression.

Comment on démarre

Un premier échange pour faire le point sur ce qui vous prend du temps et sur le volume réel. Puis un devis sur mesure, gratuit et sans engagement, calé sur le nombre d'heures et la fréquence que vous choisissez.

Ensuite je m'imprègne de vos méthodes, de vos documents et de vos outils. Ce temps de prise en main vous est offert : vous ne payez que le travail effectué ensuite. Les interventions vont de quelques heures par semaine à des journées complètes, à l'heure, à la demi-journée, à la journée ou au forfait.