Secrétaire freelance à Rambervillers

Une ville de bois et de petites industries

Rambervillers se situe à la jonction entre la plaine et le massif. La commune a une longue tradition industrielle et une activité liée au bois toujours présente, à laquelle s'ajoutent des commerces, des entreprises du bâtiment et des services de proximité.

Les entreprises de cette taille se retrouvent souvent dans la même situation : trop d'administratif pour que le dirigeant s'en sorte seul, pas assez pour créer un poste. Entre les deux, le secrétariat externalisé permet d'acheter précisément le nombre d'heures nécessaire.

Organiser la distance plutôt que la subir

Quarante minutes de route ne se justifient pas pour deux heures de saisie. La façon de travailler se cale donc dès le départ : l'essentiel à distance, et des déplacements regroupés sur une journée complète lorsqu'ils apportent vraiment quelque chose.

Ce fonctionnement convient à presque tout. Le courrier numérique, la facturation, les relances, le suivi des fournisseurs, la mise en forme de documents et la préparation des pièces comptables se traitent très bien sans présence physique.

La présence sur site garde son intérêt pour une reprise complète de classement, un tri d'archives ou un premier rendez-vous qui permet de voir comment l'entreprise fonctionne. Dans ces cas-là, on prévoit une journée entière et on avance beaucoup d'un coup.

Les prestations

Gestion administrative : réception, tri, traitement et archivage du courrier et des mails ; suivi des devis et des factures en cours ; saisie, correction et mise en forme de documents ; contrôle du bon déroulement des dossiers ; classement et archivage.

Gestion financière : factures clients envoyées et règlements relancés ; échéances fournisseurs tenues ; éléments de paie rassemblés et contrôlés ; pièces comptables vérifiées, pointées et réunies ; comptes bancaires suivis.

Chaque prestation se choisit séparément. Le volume horaire est fixé avec vous et se revoit à tout moment.

Un devis avant tout engagement

Nous faisons le point sur ce qui vous prend du temps, puis je vous envoie un devis sur mesure, gratuit et sans engagement, qui détaille les prestations retenues et le rythme envisagé.

Le temps de prise en main de vos outils et de vos méthodes n'est pas facturé, à Rambervillers comme ailleurs.

Quand la facturation prend du retard, la trésorerie suit

Une prestation terminée en mars et facturée en mai, c'est deux mois de délai supplémentaires avant d'être payé, auxquels s'ajoute le délai de règlement habituel du client.

Sur une année, ce décalage finit par représenter des sommes importantes immobilisées sans raison. Remettre la facturation à jour est souvent la première chose à faire, avant même de parler du reste.

Vient ensuite le suivi des règlements, qui demande de vérifier régulièrement qui a payé et de relancer ceux qui tardent, poliment mais sans laisser filer.